General terminology for electronic records management隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，電子檔案管理實踐不斷推進，與之相關(guān)的新概念大量涌現(xiàn)并廣泛使用。規(guī)范稱謂，準確定義，統(tǒng)一表達這些新概念，維護電子檔案管理領(lǐng)域術(shù)語的一致性和邏輯上的完整性，有助于厘清檔案學(xué)科框架，促進電子檔案管理領(lǐng)域?qū)W術(shù)的正常交流，規(guī)范電子檔案的科學(xué)管理，推動檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。本標準的條目按電子檔案的管理流程編排。每個條目均由條目編號、漢語術(shù)語、英語對應(yīng)詞和定義等部分組成。優(yōu)先術(shù)語采用黑體，定義或注釋內(nèi)出現(xiàn)的在標準其他處定義過的優(yōu)先術(shù)語也采用黑體，且其后跟隨相應(yīng)的條目編號（加圓括號），定義中的注釋或補充說明亦加圓括號“（）”。本標準規(guī)定了電子檔案管理的基本術(shù)語及其定義。本標準適用于檔案工作及相關(guān)領(lǐng)域。2.1 電子文件 electronic document；electronic record國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸（3.14）和存儲（5.3）的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容（2.13）、結(jié)構(gòu)（2.14）和背景（2.15）組成。2.2 電子檔案 electronic record；archival electronic record具有憑證、查考和保存（5.1）價值并歸檔（3.5）保存（5.1）的電子文件（2.1）。2.3 業(yè)務(wù)系統(tǒng) business system形成或管理機構(gòu)活動數(shù)據(jù)的計算機系統(tǒng)。示例：電子商務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等促進機構(gòu)事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。2.4 電子文件管理系統(tǒng) electronic document management system用于形成、處理和維護電子文件（2.1）的計算機信息系統(tǒng)。注：電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)系統(tǒng)（2.3）的一個子系統(tǒng)。2.5 電子檔案管理系統(tǒng) electronic records management system對電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）進行捕獲（3.1）、維護、利用（5.13）和處置（4.9）的計算機信息系統(tǒng)。注：電子檔案管理系統(tǒng)通常用于電子檔案（2.2）形成單位，更注重對電子檔案（2.2）的管理。系統(tǒng)通過維護元數(shù)據(jù)（2.16）及電子檔案（2.2）之間的聯(lián)系，支持電子檔案（2.2）作為證據(jù)的價值。2.6 數(shù)字檔案館 digital archives運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案（2.2）及其他數(shù)字資源進行采集、存儲（5.3）、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用（5.13）的檔案信息集成管理體系。2.7 開放檔案信息系統(tǒng) open archival information system一個由人和計算機系統(tǒng)組成的有機體，承擔(dān)保存（5.1）信息并將其提供給指定用戶的責(zé)任。注：開放檔案信息系統(tǒng)旨在為信息系統(tǒng)建立一個參考模型，以維護信息系統(tǒng)中數(shù)字信息的長期保存（5.1）和可存取?！伴_放”一詞表明與其相關(guān)的建議和標準是以開放形式產(chǎn)生的，并不表示對開放檔案信息系統(tǒng)的訪問不受限制。2.8 信息包 information package由內(nèi)容信息和相關(guān)保存描述信息構(gòu)成的信息整體。注：保存描述信息有助于保存（5.1）和查找內(nèi)容信息。2.9 提交信息包 submission information package由信息生產(chǎn)者交給開放檔案信息系統(tǒng)（2.7）的信息包（2.8），用于構(gòu)建一個或多個存檔信息包（2.10）。2.10 存檔信息包 archival information package保存在開放檔案信息系統(tǒng)（2.7）中的包含內(nèi)容信息和相關(guān)的保存描述信息的信息包（2.8）。參見：提交信息包（2.9），發(fā)布信息包（2.11）。2.11 發(fā)布信息包 dissemination information package開放檔案信息系統(tǒng)（2.7）根據(jù)用戶的需求完成數(shù)據(jù)的抽取、封裝（3.12）并發(fā)送給用戶的信息包（2.8），抽取的內(nèi)容來自于一個或多個存檔信息包（2.10）。2.12 打包信息 packaging information用于綁定和識別一個信息包（2.8）構(gòu)成的信息。以字符、圖形、圖像、音頻、視頻等形式表示的電子檔案（2.2）的主題信息。2.14 結(jié)構(gòu) structure電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）組織和存儲（5.3）方式。包括邏輯結(jié)構(gòu)（2.14.1）和物理結(jié)構(gòu)（2.14.2）。2.14.1 邏輯結(jié)構(gòu) logical structure電子檔案（2.2）內(nèi)容（2.13）各信息單元之間關(guān)系的描述。示例：電子檔案的字體字號、文字的排列、章節(jié)的構(gòu)成、各頁的先后順序、插圖的標號位置等。2.14.2 物理結(jié)構(gòu) physical structure電子檔案（2.2）在存儲（5.3）設(shè)備或載體中的存儲（5.3）位置和文件格式（2.22）。電子檔案（2.2）形成、傳輸（3.14）、使用和維護的框架。注：背景包括行政背景、來源背景、業(yè)務(wù)流程背景以及技術(shù)背景等。2.16 元數(shù)據(jù) metadata描述電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）、結(jié)構(gòu)（2.14）、背景（2.15）及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.12。電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）、邏輯結(jié)構(gòu)（2.14.1）和背景（2.15）與形成時的原始狀況相一致的性質(zhì)。注：具有真實性的電子檔案（2.2）由特定機構(gòu)使用安全可靠的系統(tǒng)軟件形成，沒有發(fā)生被非法篡改或者誤用過的情況，能夠證明其用意、生成者或發(fā)送者、生成或發(fā)送的時間與既定的相符。電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）完全和正確地表達其所反映的事務(wù)、活動或事實的性質(zhì)。電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）、結(jié)構(gòu)（2.14）和背景（2.15）信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。電子檔案（2.2）可以被檢索（5.11）、呈現(xiàn)和理解的性質(zhì)。2.21 全程管理 life-cycle management對電子文件（2.1）形成、辦理、歸檔（3.5）以及電子檔案（2.2）維護、利用（5.13）和最終處置（4.9）［銷毀（4.10）或永久保存（5.1）］全過程進行的控制。電子文件（2.1）在計算機等電子設(shè)備中組織和存儲（5.3）的編碼方式。示例：文本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，圖像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等；圖形格式DWG、DXF、IGS等；音頻格式wav、mp3、mid等；視頻格式avi、wmv、flv、mpeg、rm等。2.23 電子簽名 electronic signature電子文件（2.1）中以電子形式所含、所附用于識別責(zé)任人身份并表明責(zé)任人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。適時獲取電子文件（2.1）及其元數(shù)據(jù)（2.16）的方法與過程。在電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）進入電子檔案管理系統(tǒng)（2.5）、數(shù)字檔案館（2.6）時，給其一個唯一標識符的行為。注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.18。依據(jù)分類體系中所規(guī)定的邏輯結(jié)構(gòu)、方法和程序規(guī)則，按照類目對電子檔案（2.2）進行的系統(tǒng)標識和整理。注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.5。按標準形式對電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）、結(jié)構(gòu)（2.14）、背景（2.15）及管理活動進行描述的過程。按照國家規(guī)定將具有保存（5.1）價值的電子文件（2.1）及其元數(shù)據(jù)（2.16）的保管權(quán)交給檔案部門的過程。3.6 網(wǎng)絡(luò)文件存檔 web archiving將組織機構(gòu)在處理業(yè)務(wù)活動過程中，通過網(wǎng)絡(luò)形成的、具有原始記錄性的內(nèi)容文件和管理文件轉(zhuǎn)化為電子檔案（2.2）的過程。示例：網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容文件有網(wǎng)頁、后臺數(shù)據(jù)庫文件等；管理文件有網(wǎng)站設(shè)計文件、程序文件、網(wǎng)站日志等。按照國家規(guī)定將電子檔案（2.2）的保管權(quán)交給檔案館的過程。檔案館、檔案室按照國家規(guī)定收存電子檔案（2.2）的過程。3.9 關(guān)聯(lián) association通過管理系統(tǒng)，將元數(shù)據(jù)（2.16）及其對應(yīng)的管理對象建立穩(wěn)定關(guān)系的過程。用電子檔案（2.2）在計算機中的名稱作為指針在數(shù)據(jù)庫中將電子檔案（2.2）與其元數(shù)據(jù)（2.16）聯(lián)系起來的過程。將元數(shù)據(jù)（2.16）內(nèi)嵌于電子檔案（2.2）的過程。將電子檔案（2.2）及其元數(shù)據(jù)（2.16）作為一個整體按指定結(jié)構(gòu)打包的過程。按一定邏輯關(guān)系將若干電子檔案（2.2）建立有機聯(lián)系的過程。通過網(wǎng)絡(luò)或可交換的計算機載體傳遞電子檔案（2.2）的過程。對電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）和技術(shù)狀況進行評估的過程，確認其真實性（2.17）、完整性（2.19）、可用性（2.20）、安全性及其價值等，判斷其是否屬于歸檔（3.5）范圍并確定其保管期限（4.7）。通過管理和技術(shù)措施評估電子檔案（2.2）是否符合真實性（2.17）內(nèi)涵要點的過程。示例：驗證所收到的電子簽名等與所發(fā)送的是否相同；遷移或轉(zhuǎn)換后的電子檔案與形成時的原始狀況是否一致；是否受到未經(jīng)授權(quán)的增、刪、改、利用和隱藏。4.3 完整性檢驗 integrity check通過管理和技術(shù)措施檢查電子檔案（2.2）及其元數(shù)據(jù)（2.16）是否符合完整性（2.19）要求的過程。示例：檢查所收到的電子檔案及其元數(shù)據(jù)是否齊全完好；是否受到未經(jīng)授權(quán)的增、刪、改、利用和隱藏；是否對所有授權(quán)的增、刪、改進行了標記。4.4 可用性檢驗 usability check通過管理和技術(shù)措施驗證電子檔案（2.2）、載體、應(yīng)用軟件是否符合可用性（2.20）要求的過程。示例：檢驗電子檔案是否可讀、可理解、可檢索，載體介質(zhì)是否完好和兼容，是否附帶相應(yīng)的特殊應(yīng)用軟件等。通過管理和技術(shù)措施識別電子檔案（2.2）潛在安全性缺陷的過程。4.6 文件格式檢驗 file format check驗證電子檔案（2.2）是否符合規(guī)定的文件格式（2.22）的過程。4.7 保管期限 retention period4.8 保管期限表records retention schedule規(guī)定電子檔案（2.2）保管期限（4.7）的文件。按照規(guī)定對電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）實施留存、移交（3.7）或銷毀（4.10）的一系列過程。注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.9。消除或刪除失去價值的電子文件（2.1）、電子檔案（2.2），使之無法恢復(fù)的過程。注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.8。確保電子檔案（2.2）得到長期維護所涉及的過程和操作。采用物理和化學(xué)方法保持電子檔案（2.2）載體穩(wěn)定性的行為。以經(jīng)濟、有效、安全的方式保護（5.2）、存取和管理電子檔案（2.2）以便利用（5.13）的過程。注：可從電子檔案（2.2）存儲載體的壽命、存儲容量、系統(tǒng)獨立性和成本，存儲條件和處理過程中載體的物理特性和化學(xué)特性，轉(zhuǎn)換（5.8）和遷移（5.9）方案，防非法利用（5.13）、防丟失或損壞、防盜、防災(zāi)等方面考慮電子檔案（2.2）的存儲，以保證其在整個保管期限（4.7）內(nèi)可讀取、真實、可靠、完整、可用。存儲（5.3）設(shè)備安裝在系統(tǒng)中，系統(tǒng)可直接訪問數(shù)據(jù)的存儲（5.3）技術(shù)。注：在線存儲設(shè)備主要是磁盤、磁盤陣列，可滿足對高利用率數(shù)據(jù)的頻繁、高速操作的要求。存儲（5.3）設(shè)備經(jīng)人工安裝后，系統(tǒng)才能訪問數(shù)據(jù)的存儲（5.3）技術(shù)。注：離線存儲主要用于在線數(shù)據(jù)的備份（6.7），訪問速度慢、效率低。離線存儲設(shè)備主要是光盤和磁帶。5.6 近線存儲 nearline storage存儲（5.3）設(shè)備自動安裝后，系統(tǒng)能夠自動訪問數(shù)據(jù)的存儲（5.3）技術(shù)。注：近線存儲適用于不常用到或訪問量不大的數(shù)據(jù)，需要較大的存儲（5.3）容量。近線存儲設(shè)備包括光盤塔、光盤庫、低端磁盤陣列、高端磁帶設(shè)備等，尋址迅速、傳輸率高，但讀取速度比在線存儲（5.4）慢。參見：轉(zhuǎn)換（5.8），遷移 （5.9）。示例：紙質(zhì)到紙質(zhì)、縮微膠片到縮微膠片的副本或電子檔案的備份副本（如光盤到磁盤）。在確保檔案原有信息（內(nèi)容（2.13））不發(fā)生變化的前提下，變更檔案的載體形式或文件格式（2.22）。在不改變文件格式（2.22）的前提下，將電子檔案（2.2）由一種軟硬件配置轉(zhuǎn)移到另一種軟硬件配置的過程。參見：復(fù)制（5.7），轉(zhuǎn)換（5.8）。模仿電子檔案（2.2）產(chǎn)生時的軟硬件環(huán)境，使電子檔案（2.2）能夠以原始面貌（初始格式、版面與內(nèi)容（2.13）等）顯示，功能性也能得到保護的技術(shù)。注：仿真有助于保護（5.2）、辨認那些極大依賴特殊硬件與軟件而又無法在新、舊技術(shù)平臺間進行遷移（5.9）的電子檔案（2.2）。從計算機信息系統(tǒng)中定位和獲取電子檔案（2.2）信息的過程。為方便電子檔案（2.2）的利用（5.13）而建立檢索（5.11）入口的過程。查找、使用或檢索（5.11）電子檔案（2.2）的權(quán)利、機會和方法。為了防止對電子檔案（2.2）未經(jīng)授權(quán)地訪問、修改或刪除而采取的管理、技術(shù)或物理手段。捕獲（3.1）、記錄和維護電子檔案管理系統(tǒng)（2.5）、數(shù)字檔案館（2.6）系統(tǒng)運轉(zhuǎn)信息或電子檔案（2.2）運轉(zhuǎn)和利用（5.13）信息的過程。利用跟蹤（6.2）過程中形成的信息檢查文件狀態(tài)的活動。6.4 身份識別技術(shù) identity recognition technique用于區(qū)分操作者角色和權(quán)限（6.5）的技術(shù)方法。示例：密碼口令、IC身份卡、指紋識別技術(shù)、視網(wǎng)膜識別技術(shù)等。6.5 權(quán)限 authorization按操作者身份所確定的職能、權(quán)利等，用于保證對電子檔案（2.2）的合法操作。6.6 數(shù)字水印 digital watermark采用數(shù)字技術(shù)對電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）加注的固化信息的標記，起防錯、防漏和防調(diào)換等作用。將電子檔案（2.2）或電子檔案管理系統(tǒng)（2.5）的全部或部分復(fù)制（5.7）或轉(zhuǎn)換（5.8）到存儲（5.3）載體或獨立的系統(tǒng)上。6.8 異質(zhì)備份 heterogeneous backup將電子檔案（2.2）的信息轉(zhuǎn)換（5.8）到其他類型的載體上。將電子檔案（2.2）的備份件保存（5.1）在不同地點。6.10 數(shù)據(jù)復(fù)原 resume從原始的字節(jié)流中恢復(fù)數(shù)字資源的原貌，并保證數(shù)據(jù)資源的可讀性和可用性（2.20）。數(shù)據(jù)復(fù)原包括數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)（6.14）、數(shù)據(jù)格式恢復(fù)等。注：由于數(shù)據(jù)復(fù)原無法評估數(shù)據(jù)恢復(fù)的成果，故僅在長期保存（5.1）方法無法發(fā)揮作用時使用。電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）所面臨的威脅及其可能造成的影響。注：電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）風(fēng)險因素包括技術(shù)因素、機構(gòu)內(nèi)部管理因素、社會環(huán)境因素和自然環(huán)境因素。6.12 風(fēng)險管理 risk management對電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）的風(fēng)險（6.11）進行識別、評估、應(yīng)對和監(jiān)控的過程。6.13 災(zāi)難備份 backup for disaster recovery為了應(yīng)對突發(fā)災(zāi)難而對電子檔案（2.2）、電子檔案管理系統(tǒng)（2.5）、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)技術(shù)支持能力和運行管理能力進行備份（6.7）的過程。6.14 災(zāi)難恢復(fù) disaster recovery為了將電子檔案（2.2）、電子檔案管理系統(tǒng)（2.5）從災(zāi)難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復(fù)到可正常運行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務(wù)功能從災(zāi)難造成的不正常狀態(tài)恢復(fù)到可接受狀態(tài)而設(shè)計的活動和流程。6.15 應(yīng)急預(yù)案 contingency plan為保障電子檔案（2.2）安全而制定的應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)后恢復(fù)的計劃。
