聲像檔案的整理

相紙照片的整理

相紙照片的整理按現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821一2002）的規(guī)定，應(yīng)以有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于為利用者提供服務(wù)為原則。照片檔案的底片可單獨(dú)整理和存放，照片和說(shuō)明一同整理和存放。

（1）整理按單張或組（若干張有聯(lián)系的照片）進(jìn)行。

（2）照片放置在照片檔案袋中或固定在芯頁(yè)上，底片裝入半透明中性紙袋后再袋裝或固定在芯頁(yè)。

（3）照片檔案袋、芯頁(yè)應(yīng)填寫(xiě)題名、照片號(hào)、底片號(hào)、參見(jiàn)號(hào)、時(shí)間、攝影者、文字說(shuō)明等內(nèi)容。

①題名簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，可包括人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素。

②照片號(hào)按照片保管單位制定的編目、分類(lèi)法則進(jìn)行編制；若采用照片、底片合一編號(hào)法，可不填寫(xiě)底片號(hào)。

③底片號(hào)按底片保管單位制定的編目、分類(lèi)法則進(jìn)行編制；沒(méi)有底片的，可不填寫(xiě)。

④參見(jiàn)號(hào)填寫(xiě)與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。

⑤時(shí)間填寫(xiě)照片的拍攝時(shí)間。

⑥攝影者填寫(xiě)個(gè)人姓名，必要時(shí)可加寫(xiě)單位。

⑦文字說(shuō)明綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或?qū)︻}名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。

（4）相紙照片的分類(lèi)組卷

①按專(zhuān)題-事項(xiàng)或工程項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)組卷；

②按年度事項(xiàng)或工程項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)組卷；

③按單張或組（若干張有聯(lián)系的）進(jìn)行分類(lèi)組卷。

（5）冊(cè)內(nèi)、卷內(nèi)目錄的編制

①冊(cè)內(nèi)、卷內(nèi)照片目錄由照片號(hào)、題名、時(shí)間、頁(yè)號(hào)、底片號(hào)、備注等項(xiàng)目組成；

②冊(cè)內(nèi)、卷內(nèi)目錄的條目按照片號(hào)排序；

③冊(cè)內(nèi)、卷內(nèi)目錄位于冊(cè)內(nèi)最前面。

數(shù)碼照片的整理

（1）數(shù)碼照片的整理可按專(zhuān)題一年度、事項(xiàng)一年度、工程項(xiàng)目一年度，或按年度一專(zhuān)題、年度一事項(xiàng)、年度一工程項(xiàng)目等建立分類(lèi)方案，設(shè)置文件夾；每個(gè)文件夾下可以按具體的需要設(shè)置多級(jí)文件夾，最低一級(jí)文件內(nèi)存放一組聯(lián)系密切的數(shù)碼照片。

（2）對(duì)同一文件夾內(nèi)的下一級(jí)文件夾可按專(zhuān)題、事項(xiàng)、工程項(xiàng)目或年度編號(hào)，并以序號(hào)加題名作為文件夾名稱(chēng)。

（3）最低一級(jí)文件夾內(nèi)的數(shù)碼照片按形成的先后順序進(jìn)行重新編號(hào)，并以序號(hào)加照片題名作為文件名稱(chēng)。

（4）數(shù)碼照片歸檔時(shí)按年度刻制光盤(pán)，每張光盤(pán)中應(yīng)編制文件夾目錄、文件夾內(nèi)照片目錄、光盤(pán)說(shuō)明文件。光盤(pán)說(shuō)明文件應(yīng)說(shuō)明本光盤(pán)保存的內(nèi)容、照片數(shù)量、密級(jí)、制作日期、制作者、光盤(pán)類(lèi)型（CD-R、DVD）、光盤(pán)編號(hào)等。

錄音、錄像檔案的整理

（1）錄音、錄像檔案以一卷（盒）為一個(gè)保管單位。

（2）每一個(gè)保管單位加以必要的文字說(shuō)明，并與檔案載體一同放在聲像案保管單位內(nèi)；文字說(shuō)明包括：檔號(hào)、題名、責(zé)任者（錄制單位或個(gè)人）、錄制時(shí)間、密級(jí)、保管期限等內(nèi)容。

(3)每一個(gè)保管單位內(nèi)以單個(gè)專(zhuān)題片或每段錄像素材、每段錄音等為單位，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。

(4)卷內(nèi)文件目錄包括序號(hào)、責(zé)任者、內(nèi)容、長(zhǎng)度、地點(diǎn)、時(shí)間：

①序號(hào)填寫(xiě)盤(pán)內(nèi)單份錄音、錄像文件的排列順序號(hào)；

②責(zé)任者填寫(xiě)盤(pán)內(nèi)單份錄音、錄像文件的錄制者（單位）；

③內(nèi)容填寫(xiě)盤(pán)內(nèi)單份錄音、錄像文件的內(nèi)容名稱(chēng)；

④長(zhǎng)度填寫(xiě)該分鏡頭或錄音文件的時(shí)間長(zhǎng)度；

⑤時(shí)間填寫(xiě)盤(pán)內(nèi)各項(xiàng)內(nèi)容的拍攝時(shí)間；

⑥位置填寫(xiě)該項(xiàng)內(nèi)容在盤(pán)中的具體位置，以分、秒、幀表示；

⑦地點(diǎn)填寫(xiě)錄像文件的拍攝地點(diǎn)。

聲像檔案編目

（1）照片檔案以照片的自然張或若干張（一組）為單位進(jìn)行著錄。照片檔案的著錄項(xiàng)目應(yīng)包括題名、照片號(hào)、底片號(hào)、時(shí)間、攝影者、備注、參見(jiàn)號(hào)、冊(cè)號(hào)、頁(yè)號(hào)、組內(nèi)張數(shù)、主題詞或關(guān)鍵詞、密級(jí)、保管期限、類(lèi)型規(guī)格、檔案館代號(hào)、文字說(shuō)明等。

（2）組合照片的著錄

①以一組照片為單位著錄時(shí)，題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫(xiě)要素，簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映一組照片的基本內(nèi)容。

②以一組照片為單位著錄時(shí)，照片號(hào)、底片號(hào)、頁(yè)號(hào)均應(yīng)著錄起止號(hào)；時(shí)間應(yīng)著錄起止時(shí)間；參見(jiàn)號(hào)、攝影者可以著錄多個(gè)。

聲像檔案保管

聲像檔案的保管在前面章節(jié)里做過(guò)介紹，庫(kù)房環(huán)境和溫、濕度控制一定要按規(guī)范要求進(jìn)行。除此之外，聲像檔案入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，應(yīng)進(jìn)行必要的技術(shù)處理。錄音、錄像帶、光盤(pán)等均應(yīng)豎放在專(zhuān)用防磁柜內(nèi)。長(zhǎng)期保存且不常用的錄音、錄像帶要做到定期檢查和重繞。照片檔案定期檢查，如發(fā)現(xiàn)有發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，及時(shí)采取措施加以補(bǔ)救。珍貴的或經(jīng)常使用的錄音、錄像檔案以及錄像專(zhuān)題片，實(shí)行兩套制保管，一套長(zhǎng)期保管，另一套提供利用。