對社會(huì)企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)部門來說，機(jī)要文書檔案管理始終是不可缺少的一部分，其管理效果的高低可直 接體現(xiàn)出一個(gè)單位的管理水平。文件檔案是對社會(huì)發(fā)展、變遷的記載，可以客觀反映單位的發(fā)展過程、問題處理過 程等，也可以對其進(jìn)行規(guī)范化管理。在單位工作中，機(jī)要文書檔案的地位是不容忽視的。隨著信息化時(shí)代的到來， 機(jī)要文書檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，管理形式發(fā)生了翻天覆地的變化，迫切需要革新傳統(tǒng)管理模式。新形勢下， 線上與線下相結(jié)合的機(jī)要文書檔案在內(nèi)容上發(fā)生了巨大變化，信息化手段的融入也給機(jī)要文書檔案的保密工作帶來 了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，實(shí)際管理工作中對保密的要求越來越高。對此，文章概述了機(jī)要文書檔案保密工作，闡述了該項(xiàng)工 作的重要價(jià)值，結(jié)合新形勢下機(jī)要文書檔案保密工作中的問題，提出相應(yīng)的優(yōu)化對策，希望對相關(guān)單位提升機(jī)要文 書檔案的保密性提供一定的幫助。近年來出現(xiàn)了不少機(jī)要文書竊密事件，在社會(huì)上造 成了嚴(yán)重的影響，一系列狀況告訴我們要提高對機(jī)要文 書檔案保密工作的重視程度，加大機(jī)要文書檔案的保密 力度刻不容緩。機(jī)要文書檔案作為各企事業(yè)單位在日常工作中常 見的一種檔案，在日常管理中存在較高的泄密風(fēng)險(xiǎn)。在信息化時(shí)代，各種媒體技術(shù)的出現(xiàn)，為機(jī)要文書檔 案的保密工作帶來了更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，也為提升機(jī)要 文書檔案的保密性創(chuàng)造了一定機(jī)遇，能夠保障我國的 綜合權(quán)益 。— — —機(jī)要文書檔案面臨的新形勢— — —
（一）保密形勢復(fù)雜
傳統(tǒng)機(jī)要文書檔案的保管主要以紙質(zhì)檔案為主。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子機(jī)要文書檔案的數(shù)量不斷 增多，在這一背景下，需要對機(jī)要文書檔案實(shí)施電子 化管理，這對其保密形式提出了全新的要求，保密工 作從內(nèi)容上發(fā)生了本質(zhì)變化。比如針對電子化的機(jī)要 文書檔案，在實(shí)施管理之前需要設(shè)置相應(yīng)的打開與查 閱程序，需要在專門的計(jì)算機(jī)設(shè)備上讀取檔案信息。在機(jī)要文書檔案的管理中，出現(xiàn)了許多不同的檔 案載體，檔案的保密工作面臨更加復(fù)雜的挑戰(zhàn)。比如 在實(shí)際開展保密工作的工程中，機(jī)要文書檔案可能會(huì) 受到病毒、黑客等因素的影響，檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn)較高， 電子化管理的方式使機(jī)要文書檔案在管理中會(huì)滋生許 多新的風(fēng)險(xiǎn)，保密工作的形勢越來越復(fù)雜。（二）保密要求提高
機(jī)要文書檔案的管理工作，對工作的保密性具有 十分嚴(yán)格的要求。新形勢下，電子機(jī)要文書檔案的出現(xiàn)， 也對保密工作的技術(shù)性提出了更高的要求。在管理機(jī) 要文書檔案時(shí)，不僅需要沿用傳統(tǒng)的安全設(shè)置、制定 相關(guān)保密制度，而且應(yīng)建立機(jī)要文書檔案登記管理制 度，在檔案保管場所設(shè)置鐵柜、鐵門、消防設(shè)施和電 話機(jī)等專業(yè)設(shè)備，保障機(jī)要文書檔案的安全，并嚴(yán)格 規(guī)范機(jī)要文書檔案的保管方式，以最大限度提升機(jī)要 文書檔案的信息安全性及完整性。，
新形勢下，我國機(jī)要文書檔案的保密形勢越來越 嚴(yán)峻。隨著信息化的深入發(fā)展，機(jī)要文書檔案保密工 作在相關(guān)領(lǐng)域、手段和對象等層面正悄然發(fā)生轉(zhuǎn)變， 保密工作呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，檔案載體也具有復(fù)雜 性與多樣性的特點(diǎn)，在一定程度上增加了機(jī)要文書檔 案泄密的渠道，加大了保密防范工作的難度。只有切 實(shí)做好機(jī)要文書檔案的保密工作，才能更好地滿足新 形勢發(fā)展的要求。為了切實(shí)做好機(jī)要文書檔案的保密工作，我國各 級政府、各大企事業(yè)單位在國家相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo) 下，嚴(yán)格制定了相關(guān)保密制度，積極開展保密宣傳工作， 提高保密人才、干部隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平，為機(jī)要文書檔 案保密工作的開展提供了更加堅(jiān)實(shí)的保障 。機(jī)要文書檔案管理在保密保障服務(wù)中是一項(xiàng)最基 礎(chǔ)、最重要的工作。機(jī)要文書檔案關(guān)系著經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、工作研究政治和軍事等各大領(lǐng)域的發(fā)展，主要以文字、圖片的 形式記錄在冊。它是一種極端機(jī)密、極端重要的檔案。新形勢下，面對新的任務(wù)，要結(jié)合機(jī)要文書檔案的工 作實(shí)踐，認(rèn)真開展機(jī)要文書檔案管理工作，充分遵循 國家出臺(tái)的相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行政府、單位制定 的保密工作制度，不斷提高管理水平，確保單位能夠 更好地開展保密工作。
機(jī)要文書檔案覆蓋范圍廣、保密等級高，與社會(huì)經(jīng) 濟(jì)聯(lián)系密切，一旦發(fā)生泄密問題，很可能會(huì)造成難以彌 補(bǔ)的損失。信息化時(shí)代，隨著辦公自動(dòng)化水平的提高， 機(jī)要文書檔案管理方式呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，為保密工作的 開展帶來了新的挑戰(zhàn)，出現(xiàn)許多新的問題。
（一）不重視保密工作
部分企事業(yè)單位只重視對機(jī)要文書檔案的日常管 理，在檔案管理中缺乏較強(qiáng)的保密意識，信息安全防 范意識有待提升。相關(guān)人員在查閱機(jī)要文書檔案后，存在隨意亂放 的問題，管理人員也未能及時(shí)催收檔案，在檔案歸檔 不及時(shí)的情況下，很有可能出現(xiàn)泄密的問題。尤其是 在隨意對機(jī)要文書檔案進(jìn)行掃描、利用，或者借助互 聯(lián)網(wǎng)發(fā)送檔案上的信息時(shí)，不法分子可能會(huì)利用互聯(lián) 網(wǎng)竊取檔案中的重要信息，導(dǎo)致泄密事件發(fā)生 。由于管理不善，機(jī)要室等重要部門對外部人員的 防范意識不強(qiáng)，人員隨意進(jìn)出的情況也可能增加檔案 泄密的概率。
（二）保密規(guī)定執(zhí)行不力
機(jī)要文書檔案對保密性有著非常高的要求，我國 先后出臺(tái)了許多法律條例，對機(jī)要文書檔案的簽收、 登記、查閱、歸檔及后期銷毀進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，甚至 對機(jī)要文書檔案的快遞等都提出了十分嚴(yán)格的要求。但受到傳統(tǒng)管理制度的影響，在實(shí)際執(zhí)行管理制度的 過程中，存在一定的執(zhí)行不力的問題。新形勢下，機(jī)要文書檔案管理內(nèi)容的變化，對保 密工作提出了新的要求，迫切需要調(diào)整管理與保密工 作的相關(guān)制度，在制度創(chuàng)新不及時(shí)、制度內(nèi)容不健全 的情況下，實(shí)際管理中也可能存在泄密的風(fēng)險(xiǎn)。例如， 相關(guān)制度對機(jī)要文書檔案的銷毀指導(dǎo)不足，在實(shí)際銷 毀檔案的過程中比較隨意，這就大大增加了泄密風(fēng)險(xiǎn) 的概率。
（三）人員素質(zhì)薄弱
機(jī)要文書檔案的保密工作，不僅需要有先進(jìn)技術(shù) 的支持，而且要有法律、信息和管理等的支持。從目 前的情況來看，我國部分單位的機(jī)要文書檔案管理人 員都是非專業(yè)出身，專業(yè)背景存在巨大差異，并存在 人員老齡化的現(xiàn)象，管理人員缺乏信息安全相關(guān)的專 業(yè)知識，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較低，難以為信息化時(shí)代下 的機(jī)要文書檔案的保密性提供保障。
新形勢下機(jī)要文書檔案保密工作的優(yōu)化對策
新形勢下，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，機(jī)要文書檔 案管理效率得以提高，也使機(jī)要文書檔案管理中泄密 的渠道增加，保密工作的難度逐漸加大。要開展機(jī)要 文書檔案的保密工作，應(yīng)充分認(rèn)識到機(jī)要文書檔案保 密工作具有的政治性、保密性等特征，在開展工作的 過程中不能有一絲馬虎。單位要根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合 國家相關(guān)法律法規(guī)，利用互聯(lián)網(wǎng)渠道加大相關(guān)法律法 規(guī)的宣傳力度，定期組織召開講座，宣講國內(nèi)外泄密 典型案例，通過這種方式不斷提升檔案管理工作人員 的保密意識。對單位來說，除了注重機(jī)要文書檔案管理人員保 密意識的形成與提升外，還應(yīng)為檔案保密工作的開展 提供更多資金、設(shè)備和技術(shù)層面的支持，通過技術(shù)、 物防等多種管理手段相結(jié)合的方式，為保密工作的開 展提供更加強(qiáng)有力的保障。不僅需要開發(fā)和引進(jìn)更多 先進(jìn)的機(jī)要文書檔案保密軟件，而且要結(jié)合保密工作 的實(shí)際需求，定期更新和升級安全管理系統(tǒng)，安排專 業(yè)計(jì)算機(jī)人員修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，最大限度地保證保密工 作的實(shí)效性。新形勢下，單位應(yīng)加大對保密工作的調(diào)研力度， 結(jié)合內(nèi)外部調(diào)研的結(jié)果，探索機(jī)要文書檔案保密工作 的規(guī)律，不斷創(chuàng)新保密工作的思路，促使各管理人員 逐漸養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作作風(fēng)，從細(xì)節(jié)入手，做好 機(jī)要文書檔案的管理工作，為提升檔案信息的安全性 創(chuàng)造更加積極的條件。
加強(qiáng)對機(jī)要文書檔案保密工作的領(lǐng)導(dǎo)
機(jī)要文書檔案保密工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，是我 國所有企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)部門需要共同履行的一項(xiàng)職 責(zé)，要求各方共同參與，從組織層面提高對機(jī)要文書 檔案保密工作的重視程度，并由政府機(jī)關(guān)加強(qiáng)對機(jī)要 文書檔案保密工作的領(lǐng)導(dǎo)。在開展保密工作的過程中， 要對保密工作進(jìn)行分工，在機(jī)要文書檔案管理工作中 嚴(yán)格落實(shí)保密責(zé)任制，建立完善的檔案管理機(jī)制；可 以由政府機(jī)關(guān)組織成立檔案保密領(lǐng)導(dǎo)小組，直接負(fù)責(zé) 地區(qū)各部門、單位的檔案保密工作負(fù)責(zé)，加強(qiáng)對各單位、 各部門檔案保密工作的監(jiān)管，保證將保密工作落到實(shí) 處。另外，應(yīng)規(guī)范保密工作流程，尤其是對以計(jì)算機(jī) 設(shè)備為介質(zhì)的檔案保密工作，要加強(qiáng)對機(jī)要文書檔案保密工作的領(lǐng)導(dǎo)。
完善機(jī)要文書檔案保密制度規(guī)范 新形勢下，為做好機(jī)要文書檔案的保密工作，必 須從人防、物防與技防等層面入手，積極建設(shè)面向機(jī) 要文書檔案的保密制度，規(guī)范開展保密工作，不斷完 善機(jī)要文書檔案保密相關(guān)制度，通過構(gòu)建完善的制度 體系，編制牢固的保密工作安全網(wǎng)。通過規(guī)范制度建 設(shè)的方式，逐步建立針對機(jī)要文書檔案保密工作的長 效管理機(jī)制 。另外，領(lǐng)導(dǎo)小組需要定期檢查制度落實(shí)情況，通 過查勤、查崗等方式，檢查制度落實(shí)的過程中是否存 在安全漏洞，以最大限度地保障機(jī)要文書檔案的安全 性，有效規(guī)避泄密事件的發(fā)生。
提升機(jī)要文書檔案管理人員的保密素養(yǎng)在機(jī)要文書檔案管理工作中，管理人員的保密素 養(yǎng)是關(guān)系保密工作成效的重要一環(huán)。管理人員只有具 備較多的專業(yè)知識，掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，具 有較高的政治素養(yǎng)與職業(yè)修養(yǎng)，才能勝任這份工作。機(jī)要文書檔案管理人員應(yīng)注重專業(yè)水平、綜合素 養(yǎng)及責(zé)任感的提升，認(rèn)識到檔案保密工作在社會(huì)發(fā)展 中發(fā)揮的巨大作用，自覺提升思想覺悟，在工作中找 到榮譽(yù)感。在不斷強(qiáng)化業(yè)務(wù)技能的過程中，管理人員 應(yīng)自覺加強(qiáng)對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷完善知識結(jié)構(gòu)， 不斷增加保密相關(guān)知識技能的儲(chǔ)備，以應(yīng)對保密工作 中出現(xiàn)的各種問題，最大限度地避免泄密事件的發(fā)生。機(jī)要文書檔案管理工作不僅屬于一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作， 也屬于一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。因此，檔案管理人員不 僅要具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，而且應(yīng)具備較強(qiáng)的服務(wù)意 識及管理能力。在實(shí)際工作中，管理人員要積極參加 單位組織開展的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與保密教育活動(dòng)，深入學(xué)習(xí) 國家相關(guān)法律法規(guī)，熟練掌握機(jī)要文書檔案管理的實(shí) 際方法，在保密工作中學(xué)會(huì)使用新理論、新技術(shù)與新 知識，優(yōu)化、改進(jìn)機(jī)要文書檔案管理工作，尤其是需 要提升檔案管理的保密性，在管理過程中做到不遺漏、 不丟失，堅(jiān)守崗位秘密，爭取在檔案保密工作中做到 零失誤。管理人員還應(yīng)將服務(wù)質(zhì)量作為衡量保密工作優(yōu)劣 的重要標(biāo)準(zhǔn)，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識，主動(dòng)承擔(dān)保密工作 中的相關(guān)義務(wù)，積極為單位提供有效的檔案服務(wù)，使 機(jī)要文書檔案能夠更好地與單位的行政和科研等工作 相協(xié)調(diào)。
機(jī)要文書檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，關(guān)系 到國家的利益及企事業(yè)單位的切身利益，與社會(huì)發(fā)展 聯(lián)系緊密。新形勢下，隨著各種新技術(shù)的出現(xiàn)，機(jī)要 文書檔案的呈現(xiàn)方式及其管理形式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，這 就對檔案管理工作的保密性提出了更加嚴(yán)格的要求。參與機(jī)要文書檔案保密工作的人員不僅要具備較強(qiáng) 的責(zé)任意識與保密意識，而且要具備較多的專業(yè)知識與 較高的技術(shù)操作水平，在工作中樹立終身學(xué)習(xí)的理念， 不斷提高業(yè)務(wù)水平，為機(jī)要文書檔案的保密工作打下良 好的基礎(chǔ)。在保密工作中，管理人員要認(rèn)真分析當(dāng)前工 作中存在的缺陷和漏洞，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，有針對性解 決這些問題，以不斷提升機(jī)要文書檔案的保密性。
