未經(jīng)整理的人事檔案材料處于孤立、雜亂、無序的自然狀態(tài)，只有經(jīng)過整理,化零散為系統(tǒng)，化無序為有序，以個人為單位構(gòu)成一個有機體，才能實現(xiàn)人事檔案的條理化和系統(tǒng)化，才能清晰地反映一個人的經(jīng)歷及德能勤績等各方面的情況。

2.維護人事檔案齊全完整的手段

經(jīng)過整理，將一個人的檔案材料裝訂（或裝袋）在一起，可以避免檔案材料的散落丟失維護人事檔案的齊全完整。查閱和轉(zhuǎn)遞人事檔案是經(jīng)常性的，有時甚至是大量的工作，如果沒有經(jīng)過整理，單份的、散亂的檔案材料很容易在查閱或轉(zhuǎn)遞過程中放混錯裝或丟失。

3.為人事檔案的利用提供便利條件

經(jīng)過整理，人事檔案材料被分門別類地組合在一起，排列在固定的位置上，這樣可以使利用者在閱檔時有規(guī)律可循，俯拾即得。整理工作為人事檔案的利用提供了便利條件，節(jié)省了查找的時間和精力，提高了工作效率。

4.有利于人事檔案的保管和保護

如果未經(jīng)整理，材料雜亂無序、目錄不清，利用時不得不將所有材料一一找出來，從頭到尾搜一遍，這樣不僅浪費時間，而且加劇了材料的磨損。多次的存放取出，未經(jīng)任何技術(shù)加工，可能使檔案材料被撕破或折角，通過整理可以減輕或避免上述現(xiàn)象的發(fā)生。因此，整理工作有利于人事檔案的保管和保護。

整理工作既是人事檔案管理的基礎(chǔ)工作，又是一項經(jīng)常性的工作。人事檔案的整理不同于文書檔案的整理。文書檔案只要分類、組卷、編目后就固定下來了，不允許輕易打亂重整。而人事檔案整理后不能一成不變。人事檔案具有動態(tài)性，隨著個人經(jīng)歷的變化，人事檔案材料也會不斷變化，當(dāng)這種變化達(dá)到一定程度時，已建立的人事檔案由于補充新材料就需要重新整理。檔案部門對人事檔案的整理按工作范圍分為以下三種類型：

按照《干部檔案整理工作細(xì)則》（組通字【1991】11號）規(guī)定，干部檔案整理工作的基本要求有以下幾個方面：

第一，整理干部檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理，使每卷檔案達(dá)到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

第二，整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀打孔機、縫紉機等必需的物品和設(shè)備。

第三，整理干部檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

以上要求不僅是對干部檔案整理工作的基本要求，也對人事檔案整理工作具有重要的指導(dǎo)意義。

1.人事檔案整理應(yīng)使每個相對人的檔案達(dá)到完整、真實、條理、精煉、實用

（1）所謂完整，是指將一個人的材料全部集中在一起。每份檔案內(nèi)容完整、時間來源清楚、有頭有尾、不缺張少頁、手續(xù)完備，如果是系列材料，保持檔案系列的完整。沒有空白和斷檔現(xiàn)象，才能全面歷史地反映一個人的德能勤績和經(jīng)歷的來龍去脈。

（2）所謂真實，是指檔案材料的內(nèi)容符合本人的實際情況，是經(jīng)過組織審查認(rèn)可歸檔的材料。凡屬于污蔑不實的冤假錯案材料，似是而非、未經(jīng)査實的材料，張冠李戴、錯裝錯放的材料，涂抹勾畫甚至偽造的材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，都應(yīng)從人事檔案中剔除出去，使整理后的人事檔案能夠真實客觀地反映一個人的本來面目。

（3）所謂條理，就是按照有關(guān)規(guī)定將人事檔案材料分門別類、有序排列，并編制目錄，使人事檔案材料層次分明、有條不紊、并然有序。

（4）所謂精煉，就是在完整、真實的基礎(chǔ)上去粗取精，清理出重復(fù)的材料、“一事多證、人多證”的材料、不屬于人事檔案的材料、喪失保存價值的材料，使人事檔案的內(nèi)容集中、簡潔、精干。

（5）所謂實用，就是人事檔案的整理要以方便利用為出發(fā)點，對檔案內(nèi)容的分類、排列和技術(shù)加工等都要以便于各項工作的開展為原則。

完整是基礎(chǔ)，真實是核心，條理是方向，精煉是手段，實用是目的，以上五個方面是相輔相成的，不能只強調(diào)一個方面，而忽視其他方面。

2.人事檔案的整理體系應(yīng)分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊

（1）分類準(zhǔn)確。分類在整理工作中占有十分重要的地位，分類是否準(zhǔn)確，不僅直接影響整理工作的質(zhì)量，而且影響利用工作的進(jìn)行。分類準(zhǔn)確是整理工作中的最基本要求，如果做不到分類準(zhǔn)確，整理工作也就失去了意義。

（2）編排有序。在分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同類別材料的具體情況和實際需要，采用科學(xué)的排列順序，使檔案材料在排列上有規(guī)律可循，從而達(dá)到便于利用的目的。

（3）目錄清楚。每份經(jīng)過整理的人事檔案都應(yīng)編寫目錄。目錄登記要字跡工整、項目齊全、內(nèi)容規(guī)范、材料形成時間填寫無誤、材料份數(shù)與頁碼計算準(zhǔn)確，目錄登記情況與實際檔案材料完全相符，目錄本身無粘貼、涂改勾畫和錯別字。

（4）裝訂整齊。為了固定檔案材料的分類和排列順序，保護檔案材料，整理后的檔案要加封面和裝訂成冊，達(dá)到表面平整、無脫頁漏裝、無損壞文字、材料整齊、外觀潔凈。