人事檔案的庫房管理與其他門類檔案基本相同。在職、非在職和死亡人員的人事者案應當分開保管，死亡人員的人事檔案由組織、人事部門保管五年后，應當向綜合檔案機構移交，其中應當向中央檔案館、各級檔案館移交的人事檔案按照《干部檔案工作條例》有關規(guī)定實施。

人事檔案的保管單位因管理對象的身份、就業(yè)情況不同而不同，并非所有單位都具有人事檔案管理資格，《干部檔案工作條例》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》分別規(guī)定了人事檔案管理的對象和范圍。根據(jù)《干部檔案工作條例》有關規(guī)定，縣以上(含縣)機關、國有企業(yè)、事業(yè)單位的維織、人事部門應當建立干部檔案管理工作機構(即具有人事檔案保管權限)，縣以下企事業(yè)單位以及外商、民營企業(yè)、私營企業(yè)等不得自行保管人事檔案，應當委托縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務機構代為管理，如市、區(qū)縣人才中心。非上海生源進滬就業(yè)的高校畢業(yè)生以及上海生源就讀外省市高校的回滬畢業(yè)生，其人事檔案可委托市教委所屬的市學生事務中心管理；畢業(yè)離校時暫未落實工作的高校畢業(yè)生，高?？蔀槠渥铋L保管兩年檔案，兩年后還未落實工作的，退回入學前戶籍所在地人才流動服務機構管理。無業(yè)、待業(yè)人員人事檔案應當由市、區(qū)縣、街鎮(zhèn)就業(yè)促進中心代為管理。任何情況下，都嚴禁個人保管人事檔案。

鑒于人事檔案內容機密的特點，人事檔案主要用于提供組織、人事等部門對員工進行考察、任免、聘任、政審、調動、處理、入學、入黨、入團、出國、調資、退休等管理過程中使用，其他目的一般不予查閱、借閱。根據(jù)《干部檔案工作條例》有關規(guī)定，查閱、借閱人事檔案必須填寫《查(借)閱人事檔案審批表》并辦理審批手續(xù)，不得憑借調查證明材料介紹信查閱、借閱人事檔案，個人不得查閱、借閱本人或其直系親屬的檔案。人事檔案管理單位應制訂人事檔案查閱、借閱制度，對查閱、借閱范圍、審批程序、登記、歸還手續(xù)等作出具體規(guī)定，并嚴格執(zhí)行。

干部、職工調離原單位，人事檔案必須按規(guī)定及時轉遞到新的人事檔案管理單位。轉出的檔案必須齊全完整，不得扣留材料或分批轉出。轉遞檔案前必須填寫《干部檔案轉遞通知單》，加蓋轉出單位檔案公章，嚴密包封，通過機要或派專人送取，不得郵寄或交本人自帶或由親屬代領。批量轉遞檔案時，須逐一登記、密封，并附轉遞清單。接收單位的管理部門應當對轉進的人事檔案認真清點、核對無誤后，在回執(zhí)單上簽名蓋章并立即退回。轉出單位應及時跟蹤、收集檔案轉遞回執(zhí)并妥善保管，對逾期一個月未返還回執(zhí)的接收單位，應及時催辦。有條件的單位，應建立檔案轉遞信息數(shù)據(jù)庫，以供查考。

人事檔案原則上應當“檔隨人走”，便于管理。隨著干部人事工作改革的不斷深入，就業(yè)崗位多元化，人口流動快速增加，在流動人員人事檔案管理工作中，以“人檔分離”的情況越來越多，容易造成“無頭檔案”或檔案丟失，甚至引起訴訟或糾紛，最終損害個人切身利益。因此，規(guī)范人事檔案管理不僅是各級黨政機關和其他社會組織的責任，也是每個公民應當引起重視和關注的問題。為此，人事檔案主管部門應當加強政策宣傳，積極探索解決新形勢下人事檔案管理的新問題。2014年12月，中共中央組織部、人力資源社會保障部、國家發(fā)改委、國家財政部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》(人社部發(fā)(2014】90號)，進一步明確了流動人員檔案管理的各項要求，全面取消流動人員人事檔案管理收費，標志著黨和政府對人事檔案管理的關心和重視。人事檔案的形成和保管單位必須擔負起管理人事檔案的責任，本著以人為本、對人負責的態(tài)度，加強人事檔案工作組織領導，慎重處理每件檔案材料，認真查、轉每份檔案，從嚴管理，推進新形勢下人事檔案管理工作規(guī)范化、科學化。