綜合類檔案常見整理問題與解決辦法

 01、文件的發(fā)文機構(gòu)和發(fā)文字號不對應(yīng)如何歸檔?

 例如，本企業(yè)某部門以辦公室的名義發(fā)出的文件，應(yīng)歸入文件形成部門，而不是歸入“辦公室”。

依據(jù)：陳琳。《檔案管理技能訓(xùn)練》[M].2版.  北京：機械工業(yè)出版社，2015.

02、文件有多個時間特征的，應(yīng)歸入哪個年度?

一份文件往往有多個時間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等。一份文件有多個時間特征時，一般以文件的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。例如，2005年形成的(2006~2010年的機關(guān)“十一五”發(fā)展規(guī)劃)，應(yīng)當(dāng)歸入 2005 年度；2005 年形成的《2004年機關(guān)工作總結(jié)》，應(yīng)當(dāng)歸入2005 年度；2005 年制定、2006年生效的法規(guī)性文件，應(yīng)當(dāng)歸入 2005年度。

依據(jù)：陳琳.《檔案管理技能訓(xùn)練》[M].2版.  北京：機械工業(yè)出版社，2015.

03、跨年度的文件應(yīng)歸在哪個年度?

對于計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，應(yīng)歸在文件簽發(fā)日期的年度?？缒甓鹊臅h形成的文件材料歸在會議閉幕年?？缒甓忍幚淼姆窃V訟案件形成的文件材料歸在結(jié)案年。例如，跨 2005 年、2006 年兩個年度召開的會議形成的文件材料，統(tǒng)一歸在會議閉幕年度歸檔，即 2006 年；跨2004 年、2005 年兩個年度辦理的案件文件材料，統(tǒng)一歸入案件辦結(jié)年度歸檔，即2005 年度；下級單位2004 年的請示，上級機關(guān)2005年1月收到并辦結(jié)，應(yīng)連同下級請示和本級批復(fù)一同歸入 2005 年度。

依據(jù)：陳琳.《檔案管理技能訓(xùn)練》[M].2版.  北京：機械工業(yè)出版社，2015.

04、幾份文件作為一件時，“件”的日期如何確定?

文件的正本與定稿、來文與復(fù)文、轉(zhuǎn)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件時，這時“件”的日期應(yīng)以裝訂在前的那份文件日期為準(zhǔn)。例如，正與定稿，應(yīng)以正本的日期為準(zhǔn)；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，應(yīng)以轉(zhuǎn)發(fā)文日期為準(zhǔn)。來文與復(fù)文以復(fù)文日期為準(zhǔn)。

依據(jù)：陳琳.《檔案管理技能訓(xùn)練》[M].2版.  北京：機械工業(yè)出版社，2015.