項目規(guī)劃

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)是一項系統(tǒng)性工程，涉及企業(yè)的方方面面，必須做好規(guī)劃。通過規(guī)劃，分析企業(yè)信息化現(xiàn)狀、檔案工作現(xiàn)狀、檔案信息化現(xiàn)狀，繼承企業(yè)發(fā)展目標(biāo)和檔案工作發(fā)展目標(biāo)，分析企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館的內(nèi)外部環(huán)境，確立標(biāo)桿，再確定企業(yè)檔案數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、實現(xiàn)路線和實施效果的過程。因此，數(shù)字檔案館規(guī)劃的過程也是企業(yè)進行數(shù)字檔案館建設(shè)可行性論證分析的過程。

項目立項

規(guī)劃方案是編制者智慧的結(jié)晶，但它僅代表編制者的觀點，受制定者自身學(xué)識、觀念、認(rèn)知、經(jīng)驗等因素限制，規(guī)劃方案并不一定可行。為了使規(guī)劃方案更加科學(xué)合理，應(yīng)聘請單位內(nèi)外專家對規(guī)劃方案的可行性、科學(xué)性進行評審論證，從而使它在作為后續(xù)工作依據(jù)時更加科學(xué)。

經(jīng)過規(guī)劃設(shè)計的項目方案僅僅是一張藍圖，要把藍圖轉(zhuǎn)換為現(xiàn)實，還必須有經(jīng)費作保障。企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)要根據(jù)規(guī)劃中確定的經(jīng)費需求，通過立項，將經(jīng)費納入預(yù)算。一般來說，可將數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)費納入兩種預(yù)算，一是納入企業(yè)信息化預(yù)算，二是納入企業(yè)檔案工作的固定資產(chǎn)投資預(yù)算。經(jīng)費來源可以是國撥，也可以是自籌，或者國撥與自籌相結(jié)合。

項目實施就是把規(guī)劃方案中確定的藍圖轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的過程，這是數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵。它由前后相繼的一系列過程組成。項目實施是數(shù)字檔案館建設(shè)過程中用時較長、花費較高的，需要投入較多人力物力，企業(yè)必須精心組織好本階段工作。

項目驗收

經(jīng)過項目實施工作，數(shù)字檔案館建設(shè)基本實現(xiàn)了從藍圖到物理的轉(zhuǎn)化。但這個轉(zhuǎn)化是否成功，是否達到預(yù)期目標(biāo)，需要通過驗收來確認(rèn)。項目驗收是數(shù)字檔案館建設(shè)項目的里程碑節(jié)點，即對項目實施過程所有工作的總結(jié)評價。要通過驗收，總結(jié)實施工作的得與失，對實施工作是否達到規(guī)劃方案所確定的目標(biāo)和任務(wù)進行評判，為后續(xù)工作提供依據(jù)。

項目維護

數(shù)字檔案館建設(shè)是基于建設(shè)期間企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境、資源等約束條件來實施的。但隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化，數(shù)字檔案館的建設(shè)需求也會發(fā)生改變，如功能模塊的增刪或修改、應(yīng)用范圍的擴大或縮小、軟件硬件性能的提升等。數(shù)字檔案館要應(yīng)對這些變化，必須不斷地進行升級和維護。同時，數(shù)字檔案館作為一個信息系統(tǒng)，在運行過程中也同其他信息系統(tǒng)一樣需要進行管理，要有專門的人員對出現(xiàn)的問題進行處理，對故障進行排除，還要有專門的經(jīng)費為功能模塊的更改、系統(tǒng)性能的提升等提供保障等，只有這樣，才能保證數(shù)字檔案館系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和正常使用。