01

清洗

將印章印面朝下放入裝有清洗劑溶液的容器之中浸泡，待污垢松軟后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位難以刷洗干凈的油垢，可使用竹針挑剔。刷洗干凈的印章放在通風(fēng)處晾干。

為避免使用清洗材料不當(dāng)造成對(duì)印章的損壞，不同印材的印章應(yīng)選用不同性質(zhì)的清洗劑清洗。

02

編號(hào)

印章清洗晾干后，對(duì)每枚印章編制流水號(hào)，粘貼在印章上，并按編號(hào)順序，若干枚為一組集中存放。

03

制作卡片

按照一印一卡的方式，將印章逐一在卡片上蓋制印模。在蓋有印模的卡片上編制與其印章相同的流水編號(hào)。

04

確定保管期限

依據(jù)卡片上蓋制的印模，查考印章啟用和機(jī)構(gòu)變更等文件材料，研究印章邊款、印材和印紐，比較印章規(guī)格式樣和印文，對(duì)印章的文字和圖案內(nèi)容、使用時(shí)間及真?zhèn)吻闆r進(jìn)行考證，并確定印章的保管期限?？甲C結(jié)果可直接記錄在卡片上，以此類推。

印章檔案的保管期限分為永久（代碼 YJ）和定期(代碼 DQ)兩種。

05

分類

使用蓋有印模的卡片進(jìn)行分類。

印章檔案分類有兩種，一是按機(jī)構(gòu)分類，二是按年度分類。

將印章按機(jī)構(gòu)類型（黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)組織等）或人物類別等特征組織分類。

06

排序

使用蓋有印模的卡片進(jìn)行排序。

（一）相同保管期限、相同類別的印章，可按年度—機(jī)構(gòu)—形成時(shí)間順序組織排序。

（二）立檔單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)排序，按機(jī)構(gòu)編制順序排序。

07

分揀裝盒

按照卡片分類排序新編號(hào)的結(jié)果，對(duì)應(yīng)臨時(shí)流水號(hào)揀取印章，逐一裝盒。相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序裝盒。裝盒時(shí)，可根據(jù)印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)存放印章的數(shù)量。盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。

印章檔案?jìng)淇急硎褂?A4 型紙張。采用表格形式，設(shè)置“本盒印章情況說明”“整理人”和“整理時(shí)間”等項(xiàng)目。

本盒印章情況說明：填寫盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量、完整性及其他需要說明的情況。

整理人：填寫整理本盒印章檔案的人員姓名。

整理時(shí)間：填寫本盒印章檔案整理完畢的日期。

存放位置：備考表置于印章檔案盒內(nèi)，排在印模單之后，印章之前。

即：印模單—備考表—印章。

印章檔案盒封面填寫項(xiàng)目有：全宗名稱、全宗號(hào)、年度、保管期限、印章起止枚號(hào)。起止枚號(hào)是指填寫盒內(nèi)第一枚印章和最后一枚印章的枚號(hào)，中間用連接號(hào)“—”連接。

08

制作印模

根據(jù)管理、利用印章檔案的需要，可制作若干份印模。其中，按盒內(nèi)印章排放順序蓋制的印模單置于盒內(nèi)；其余可根據(jù)需要匯編成冊(cè)。

放置在印章檔案盒內(nèi)起目錄作用的印模單，采用 A4 型紙張制作，印模在紙張上的排列方式應(yīng)與該盒內(nèi)印章檔案的排列方式一致，每個(gè)印模的下方應(yīng)標(biāo)注與之相對(duì)應(yīng)的印章檔案的檔號(hào)。

09

編制檔號(hào)

印章檔案整理完畢后應(yīng)編制檔號(hào)，以固定排序位置。

印章檔號(hào)應(yīng)包括全宗號(hào)、實(shí)物檔案代號(hào)、印章檔案代號(hào)、年代、保管期限代號(hào)和印章枚號(hào)。

全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代碼。如：“A227”代表“山東省地震局”。

實(shí)物檔案代號(hào)：采用第一個(gè)漢語拼音字母標(biāo)識(shí)，即“SW”。

印章檔案代號(hào)：采用漢語拼音字母“YZ”代表“印章檔案”。

年度：填寫印章檔案形成年度，如：“2018”。

保管期限代號(hào)：使用漢語拼音字母“YJ”代表“永久”，使用漢語拼音字母“DQ”代表“定期”。

枚號(hào)：根據(jù)印章檔案在最后一級(jí)類目中的排列順序，按流水方式編制印章枚號(hào)。

連續(xù)書寫格式：全宗號(hào)—實(shí)物檔案代號(hào)·印章檔案代號(hào)·年代—保管期限代號(hào)—印章枚號(hào)，即：A227—SW·YZ·2018—D30—0017。

10

編制檢索工具

按照印章檔案整理后的排列順序，編制印章檔案保管目錄。

印章檔案保管目錄內(nèi)容由枚號(hào)、檔號(hào)、立檔單位、印文（邊款）、使用起止時(shí)間、印料、備注組成。

枚號(hào)：填寫印章檔案的枚號(hào)。

印文（邊款）：“印文”填寫印章印面上的文字內(nèi)容?！斑吙睢碧顚懹≌逻吙钪械奈淖?span style="margin: 0px; padding: 0px; outline: 0px; max-width: 100%; box-sizing: border-box !important; overflow-wrap: break-word !important; text-indent: 2.1111em;">內(nèi)容，填寫的邊款文字兩端應(yīng)加注圓括號(hào)“（）”。無邊款的印章可不填“邊款”。

使用起止時(shí)間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時(shí)間。用 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。如：19911010—20181231。時(shí)間無法確定的用空格“□”標(biāo)識(shí)，如 1991□□□□。

印料：填寫印章的制作材料，如：橡膠等。

備注：注釋對(duì)印章需要說明的情況。如與文書檔案及其他相關(guān)檔案的參見號(hào)等。

11

裝盒、上架

取出已裝盒印章，去掉印章上的臨時(shí)編號(hào)，在印章執(zhí)柄或無邊款的外側(cè)處貼上相對(duì)應(yīng)的印章檔號(hào)。

印章檔案應(yīng)按分類方案“年度—保管期限—枚號(hào)”排列順序逐盒組織上架。按種類及確定的檔號(hào)分別平放排放；排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后保持一致，不要任意變動(dòng)。