筆形編號(hào)法是按照檔案卷名（即干部姓名）的筆形取角編號(hào)的方法（如四角號(hào)碼和類似四角號(hào)碼法），這種編號(hào)具有簡便、易學(xué)、編號(hào)效率高、誤差少，檔案存放集中、穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)。檢索方法比較科學(xué)、只要掌握了取筆形編號(hào)的基本規(guī)則，就能運(yùn)用自如。姓氏筆劃編號(hào)法，首先按照姓氏分類，然后再按姓名的筆劃多少為序進(jìn)行編號(hào)的方法。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是：簡單、易學(xué)，檔案存放位置固定，不易錯(cuò)號(hào)。但是由于姓氏的不均衡，易出現(xiàn)有的號(hào)過多，有的號(hào)過少，檔案存放不整齊、頭緒多，編號(hào)、檢索慢等問題。漢語拼音字母編號(hào)法是根椐漢語“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號(hào)的方法。這種方法也比較科學(xué)，只要熟悉掌握了漢語拼音方法，編號(hào)和使用都很簡便。缺點(diǎn)是：如拼音不熟練或不準(zhǔn)，易出差錯(cuò)。此外，還有的單位采用“單位編號(hào)法”、“職務(wù)（職稱）編號(hào)法”、按干部調(diào)進(jìn)時(shí)間順序“大流水排列編號(hào)法”，等等。但這些編號(hào)方法都不同程度地存在檔案存放位置不固定或檢索費(fèi)事、效率不高以及需要經(jīng)常調(diào)整檔案柜等弊病。檔案數(shù)量多的單位不宜采用這幾種方法編號(hào)。
干部人事檔案上架（入柜）排列，是指干部人事檔案入庫保存，在檔案架或檔案柜中貯存組合排列的方式。上架（入柜）排列科學(xué)合理，不僅存取檔案方便，還能最大限度地節(jié)省存放空間。檔案上架（入柜）排列的方法是否科學(xué)，同檔案編號(hào)、檢索方法和貯存條件相關(guān)。主要的方法有以下幾種：這種方式是把所管理的全部干部人事檔案按照檔案號(hào)的大小順序，從小到大，依次上架或入柜，從左向右，延伸至末。每個(gè)架（柜）標(biāo)出幾號(hào)至幾號(hào)，每層檔案架或每個(gè)檔案柜存檔案不宜過滿，留出適當(dāng)?shù)目瘴?，以備增加檔案存放。這種方法按檔案號(hào)順序上架（入柜），檔案存入位置固定，存取簡便、準(zhǔn)確，檢索效率高。凡采用“筆形編號(hào)法”、“漢語拼音字母編號(hào)法”和“大流水排列編號(hào)法”編寫干部人事檔案號(hào)和編制檢索工具的部門，都適宜采用這種上架（入柜）排列方式。這種方式是把所管理的干部人事檔案按姓氏編寫的檔案號(hào)分別上架或入柜。在一個(gè)姓氏中，從小號(hào)至大號(hào)，依次順延排列，以姓氏筆劃編號(hào)法編寫檔案號(hào)和檢索工具的部門，適宜此種上架（入柜）的排列方式。這種方式是以一個(gè)地區(qū)或一個(gè)單位的干部的檔案組合為一體，分別上架或入柜。檔案的排列，可以按職務(wù)或是按部門，也可按收檔的順序編號(hào)排列。這種排列方式，對(duì)集中了解一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門的干部情況較為方便。但是，攤多，保存不統(tǒng)一、不固定，經(jīng)常需因干部的工作單位變動(dòng)而調(diào)整檔案的存放架（柜）。
