實際工作中，常認(rèn)為帶“函”字的文件不重要，可歸可不歸，即使歸也不需要高級別的保管期限。實則不然，文件材料歸檔，不能只看文種，更要看文件內(nèi)容，“函”也有輕重之分，需要根據(jù)實際情況來確定歸檔范圍和保管期限。

《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）規(guī)定，文書檔案中同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料屬于永久保管，同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料屬于長期保管。

這里需要注意兩個關(guān)鍵所在：

1.重要和一般性。重要業(yè)務(wù)問題屬于永久，一般性業(yè)務(wù)問題屬于長期；

2.來函和復(fù)函。函一般是需要雙方互動的，有問有答，有來有往，有去有回。事情很重要，材料只有一半，重要性則大打折扣，保管期限的鑒定上也會很為難。

《歸檔文件整理規(guī)則》在定義“件”的構(gòu)成時規(guī)定，來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件。歸檔文件整理講究遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。函與復(fù)函可組為一件，著錄時需要增加自擬題名，包含復(fù)函部分，便于檢索和利用；也可單獨成件，排列時最好相鄰，著錄時各自著錄，便于保管和利用。