依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015），會議記錄和紀要需納入文書檔案統(tǒng)一整理，以“一次會議為一件”或“一年一本為一件”（僅適用于會議記錄本）。

2.具體步驟

①分類與排序

將會議記錄與會議紀要分別集中存放。

按會議時間先后順序排序，確保同一類別內文件時序清晰。

②編號與編目

·編制頁碼

正面右上角、反面左上角標注頁碼，便于檢索。

·加蓋歸檔章

在每件文件首頁右上角加蓋檔號章，填寫檔號（如全宗號、年度、機構/問題、件號、頁數(shù)）。

·著錄目錄

將文件信息（如題名、責任者、日期、頁數(shù)等）錄入檔案管理系統(tǒng)，形成電子目錄。

③數(shù)字化與裝訂

·數(shù)字化掃描

對紙質文件逐頁掃描，形成JPG/PDF格式數(shù)字化副本，與紙質檔案關聯(lián)保存。

·裝訂方式

單份文件（如單頁紀要）：采用直角裝訂（訂書釘或棉線）。

會議記錄本：去除金屬物、塑膠封面，保留原裝訂方式（如無裝訂需三孔一線裝訂）。

厚文件：采用三孔一線裝訂，確保牢固。

④裝盒與入庫

將文件按順序裝入無酸紙檔案盒，盒面標注檔號、年度、保管期限等信息。

檔案盒按類別和時間順序上架存放于檔案庫房，確保環(huán)境符合溫濕度、防蟲、防火等要求。

3.注意事項

①格式統(tǒng)一

記錄時使用統(tǒng)一紙張規(guī)格（如A4）和文本格式，避免手寫潦草或隨意涂改。

禁止跨年度 / 跨頁：

會議記錄本不得跨年度使用，每年一本。

同一頁紙不得記錄不同日期的會議內容，確保每件檔案獨立完整。

②責任明確

歸檔前需檢查文件完整性（如會議簽到表、附件等），由專人簽字確認后移交檔案部門。