檔案保管的物質(zhì)條件是實(shí)現(xiàn)檔案妥善保管的基礎(chǔ)，是確保檔案安全與完整的硬件保障。優(yōu)質(zhì)的庫(kù)房能抵御自然災(zāi)害和人為破壞；合適的裝具可以防止檔案磨損和散落；先進(jìn)的設(shè)備有助于調(diào)節(jié)環(huán)境溫濕度、防治有害生物；良好的防護(hù)材料則能隔離外界不良因素對(duì)檔案的侵蝕。它們相互配合，共同為檔案營(yíng)造出一個(gè)安全、穩(wěn)定的保管環(huán)境。

（一）選址與建筑要求

檔案庫(kù)房的選址是首要關(guān)鍵。它應(yīng)遠(yuǎn)離存有易燃易爆物品的區(qū)域，如加油站、化工廠(chǎng)等，這些地方一旦發(fā)生意外，火災(zāi)或爆炸的風(fēng)險(xiǎn)極高，可能會(huì)對(duì)檔案造成毀滅性的打擊?？諝馕廴緡?yán)重的區(qū)域也不適合建設(shè)庫(kù)房，因?yàn)橛泻怏w會(huì)逐漸侵蝕檔案紙張和字跡，加速檔案的老化和損壞。庫(kù)房也不宜設(shè)置在地下樓層或頂層。地下樓層容易受到地下水的影響，出現(xiàn)潮濕、積水等問(wèn)題，而頂層則會(huì)面臨夏季高溫、冬季嚴(yán)寒以及可能的漏水風(fēng)險(xiǎn)。

（二）空間布局規(guī)范

庫(kù)房必須專(zhuān)用，不能與辦公室合用，也不能同時(shí)存放其他物品，這是保障檔案安全和管理規(guī)范的基本要求。辦公室人員流動(dòng)頻繁，會(huì)帶來(lái)更多的灰塵、濕氣以及人為干擾因素，同時(shí)存放其他物品則容易引發(fā)火災(zāi)、蟲(chóng)害等風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)行辦公室、閱覽室、庫(kù)房三分開(kāi)，能有效避免人員流動(dòng)對(duì)檔案管理的干擾，提高工作效率。將庫(kù)房設(shè)在相對(duì)獨(dú)立、封閉的區(qū)域，減少外部干擾；閱覽室應(yīng)便于讀者查閱，同時(shí)與庫(kù)房保持適當(dāng)距離，既方便檔案的調(diào)閱，又能防止讀者對(duì)檔案庫(kù)房環(huán)境造成影響；辦公區(qū)則應(yīng)設(shè)在便于管理人員進(jìn)行日常工作的位置，便于對(duì)檔案的管理和維護(hù)。如果三區(qū)域沒(méi)有分開(kāi)，可能會(huì)出現(xiàn)人員隨意進(jìn)出庫(kù)房，檔案在借閱過(guò)程中容易丟失或損壞，而且辦公活動(dòng)產(chǎn)生的熱量、濕氣等也會(huì)影響庫(kù)房的溫濕度環(huán)境，不利于檔案的長(zhǎng)期保存。

（三）安全防護(hù)要點(diǎn)

檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防水、防潮、防光、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物（蟲(chóng)、霉、鼠等）等基本要求，這些要求構(gòu)成了一個(gè)全方位的防護(hù)體系。防火方面，庫(kù)房周?chē)獪缃^火源跡象，庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，要建立嚴(yán)密的防火制度并配備適合檔案保管的消防滅火系統(tǒng)或器材，如氣體滅火設(shè)備，避免使用水基滅火器，防止對(duì)檔案造成二次損害。防水措施必不可少，庫(kù)房的地面和墻壁應(yīng)做好防水處理，防止雨水滲透。防潮則可通過(guò)配備去濕機(jī)及放置吸潮劑來(lái)實(shí)現(xiàn)，將庫(kù)房濕度控制在適宜范圍內(nèi)。防光要求庫(kù)房窗子要配掛防光窗簾，防止陽(yáng)光直射庫(kù)內(nèi)，因?yàn)樽贤饩€(xiàn)會(huì)使檔案紙張變脆、褪色，照明裝置應(yīng)以使用白熾燈為宜，避免日光燈中紫外線(xiàn)對(duì)檔案紙張的破壞。防塵方面，庫(kù)房最好加雙層窗，同時(shí)利用吸塵器及時(shí)吸除檔案柜架上的灰塵。防高溫可通過(guò)安裝空調(diào)設(shè)備、機(jī)械通風(fēng)、自然通風(fēng)等方法減緩庫(kù)內(nèi)溫度過(guò)高現(xiàn)象。防有害氣體需要庫(kù)房保持良好的通風(fēng)，避免有害氣體積聚。防有害生物要在檔案柜架放置防蟲(chóng)、霉藥物，定期檢查并投放滅鼠藥。庫(kù)房的門(mén)窗封閉性要好，達(dá)到“三鐵”標(biāo)準(zhǔn)，即鐵門(mén)、鐵窗、鐵柜，有條件的單位還應(yīng)配置電子監(jiān)控系統(tǒng)、入侵報(bào)警系統(tǒng)、門(mén)禁系統(tǒng)等，嚴(yán)格控制人員出入，防止盜竊和破壞行為的發(fā)生。

（一）常見(jiàn)裝具類(lèi)型與特點(diǎn)

常見(jiàn)的檔案裝具包括檔案櫥、檔案柜、檔案密集架和檔案資料架等。檔案櫥和檔案柜一般為封閉式，具有良好的防塵、防潮、防蟲(chóng)和防盜性能，能夠有效保護(hù)檔案免受外界環(huán)境的影響。檔案密集架則是一種高效利用空間的裝具，通過(guò)軌道移動(dòng)，可在較小的空間內(nèi)存儲(chǔ)大量檔案，提高了庫(kù)房的存儲(chǔ)密度，適用于檔案數(shù)量較多的單位。檔案資料架多為敞開(kāi)式，方便檔案的取放和查閱，但防塵、防潮性能相對(duì)較弱。

封閉式裝具的優(yōu)點(diǎn)在于防護(hù)性能好，能為檔案提供全方位的保護(hù)，缺點(diǎn)是空間利用率相對(duì)較低，存取檔案時(shí)需要打開(kāi)柜門(mén)，操作相對(duì)繁瑣。敞開(kāi)式裝具的優(yōu)勢(shì)是方便快速取放檔案，空間利用率高，缺點(diǎn)是檔案容易受到灰塵、濕氣、光線(xiàn)等因素的影響，不利于檔案的長(zhǎng)期保存。在實(shí)際應(yīng)用中，應(yīng)根據(jù)檔案管理的具體需求和條件，合理選擇裝具類(lèi)型。

（二）專(zhuān)用裝具的特殊作用

對(duì)于一些特殊類(lèi)型的檔案，需要使用專(zhuān)用裝具來(lái)進(jìn)行保護(hù)。防磁櫥主要用于存放磁性載體檔案，如磁帶、磁盤(pán)等，它能夠有效屏蔽外界磁場(chǎng)，防止磁性檔案受到磁場(chǎng)干擾而丟失信息。底圖柜則是專(zhuān)門(mén)為存放工程圖紙等底圖檔案設(shè)計(jì)的，其抽屜較大，便于圖紙的展開(kāi)和存放，同時(shí)能防止圖紙的折疊和損壞。會(huì)計(jì)檔案櫥用于存放會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案，其設(shè)計(jì)符合會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)和管理要求，方便財(cái)務(wù)人員的查閱和管理。照片檔案櫥通常具有特殊的隔層和防護(hù)材料，能防止照片褪色、粘連和損壞，為照片檔案提供適宜的保存環(huán)境。

（三）裝具選擇的考量因素

選擇檔案裝具時(shí)，需要綜合考慮多個(gè)因素。首先要考慮檔案類(lèi)型，不同類(lèi)型的檔案需要不同的裝具來(lái)適配，如紙質(zhì)檔案可選擇普通的檔案柜、檔案架，磁性檔案則需防磁裝具。檔案數(shù)量也是重要因素，數(shù)量多的宜選密集架等大容量裝具，數(shù)量少的用普通檔案柜即可。庫(kù)房空間對(duì)裝具選擇影響較大，空間小選緊湊裝具，如小型檔案柜；空間大選密集架等能充分利用空間的裝具。還要考慮庫(kù)房的承重能力，密集架等重型裝具對(duì)地面承重要求高，安裝前需評(píng)估庫(kù)房地面能否承受。裝具的質(zhì)量和價(jià)格也是考量因素，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、性?xún)r(jià)比高的產(chǎn)品，在保證檔案安全的同時(shí)，控制成本。

（一）溫濕度調(diào)控設(shè)備

溫濕度對(duì)檔案的保存有著至關(guān)重要的影響。過(guò)高或過(guò)低的溫度、濕度，都可能導(dǎo)致檔案紙張變脆、字跡褪色、發(fā)霉變質(zhì)等問(wèn)題?？照{(diào)、除濕機(jī)、加濕器等溫濕度調(diào)控設(shè)備，能夠?yàn)闄n案庫(kù)房創(chuàng)造一個(gè)適宜的溫濕度環(huán)境?？照{(diào)可以調(diào)節(jié)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度，在夏季高溫時(shí)制冷降溫，冬季寒冷時(shí)制熱升溫，使庫(kù)房溫度保持在14-24℃的適宜范圍內(nèi)。除濕機(jī)則在濕度較高時(shí)發(fā)揮作用，去除空氣中多余的水分，將濕度控制在45%-60%的區(qū)間，防止檔案受潮。當(dāng)庫(kù)房濕度較低時(shí)，加濕器可以增加空氣濕度，避免檔案紙張因過(guò)于干燥而變脆。

（二）安全防護(hù)設(shè)備

安全防護(hù)設(shè)備是保障檔案安全的重要防線(xiàn)，火災(zāi)報(bào)警器、滅火器、監(jiān)控設(shè)備等在檔案保管中起著關(guān)鍵作用。火災(zāi)報(bào)警器能夠及時(shí)探測(cè)到火災(zāi)的發(fā)生，通過(guò)感應(yīng)煙霧、溫度等信號(hào)，在火災(zāi)初期發(fā)出警報(bào)，提醒工作人員采取滅火和疏散措施，為搶救檔案爭(zhēng)取寶貴時(shí)間。滅火器則是滅火的重要工具，根據(jù)檔案庫(kù)房的特點(diǎn)，應(yīng)選擇適合的滅火器類(lèi)型，如二氧化碳滅火器，它在滅火時(shí)不會(huì)對(duì)檔案造成二次損害。監(jiān)控設(shè)備可以實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房?jī)?nèi)的情況，包括人員活動(dòng)、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)等，防止盜竊、破壞等安全事故的發(fā)生。一旦發(fā)生異常情況，監(jiān)控記錄還可以作為調(diào)查和處理的重要依據(jù)。

（三）其他輔助設(shè)備

裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等輔助設(shè)備在檔案管理和利用中也有著不可或缺的作用。裝訂機(jī)可以將零散的文件整理裝訂成冊(cè)，方便檔案的存放和查閱，不同類(lèi)型的裝訂機(jī)適用于不同厚度和材質(zhì)的文件，如熱熔裝訂機(jī)適合裝訂較厚的檔案資料，而普通訂書(shū)機(jī)則適用于少量紙張的裝訂。復(fù)印機(jī)能夠快速?gòu)?fù)制檔案，滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案信息的需求，同時(shí)也可以避免頻繁翻閱原件對(duì)檔案造成的損壞。計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，它可以存儲(chǔ)大量的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，通過(guò)檔案管理軟件，工作人員可以方便地對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、檢索、統(tǒng)計(jì)等操作，提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

（一）卷皮的功能與規(guī)格

卷皮是包裝檔案的基本材料，它就像檔案的第一層鎧甲，不僅能夠保護(hù)檔案文件，減少其在日常存放和翻閱過(guò)程中的機(jī)械磨損，同時(shí)它本身也是案卷的封面，上面標(biāo)注的信息為檔案的查找利用提供了便利。文書(shū)檔案案卷卷皮分為硬卷皮和軟卷皮兩種。硬卷皮封面尺寸規(guī)格采用300mm×220mm或280mm×210mm（長(zhǎng)×寬），封底尺寸同封面尺寸，封底三邊（上、下、翻口處）要另有70mm寬的折疊紙舌，卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度，用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌，推薦使用250克牛皮紙制作，以保證其堅(jiān)固耐用。軟卷皮設(shè)封皮和封底，其封皮和封底可根據(jù)需要采用長(zhǎng)寬為297mm×210mm（供A4型紙用）或260mm×185mm（供16開(kāi)型紙用）的規(guī)格，使用軟卷皮裝訂的案卷，必須裝入卷盒內(nèi)保存。

（二）卷盒的優(yōu)勢(shì)與尺寸

卷盒是一種較為理想的檔案保管裝具，它能夠防光、防塵、減少磨損，為檔案提供了一個(gè)相對(duì)封閉、安全的保存環(huán)境，同時(shí)也便于檔案的管理和利用，而且外型整齊美觀，提升了檔案室的整體規(guī)范性。卷盒外形尺寸通常采用300mm×220mm（長(zhǎng)×寬），其高度可根據(jù)需要分別設(shè)置30、40或50mm的規(guī)格，在盒蓋翻口處中部設(shè)置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒，防止灰塵和光線(xiàn)進(jìn)入。在一些大型企業(yè)的檔案室，大量的檔案文件被整齊地放置在卷盒中，不僅方便了檔案的查找和借閱，也使得檔案室的空間布局更加合理、整潔。

（三）包裝紙的適用場(chǎng)景

對(duì)于既不適于裝訂又不便于盒裝的實(shí)物檔案、資料等，如一些特殊的紀(jì)念品、證書(shū)、小型文物等檔案，包裝紙就成為了一種應(yīng)急的保存措施?？梢杂幂^為結(jié)實(shí)的紙張將這些檔案包裝起來(lái)，起到一定的保護(hù)作用，待條件成熟后，再采取更妥善的保存措施。包裝紙只是一種臨時(shí)的保護(hù)手段，其防護(hù)性能相對(duì)較弱，但在特殊情況下，能為檔案提供最基本的防護(hù)。

（一）干燥劑的防潮使命

干燥劑在檔案防潮工作中至關(guān)重要，它就像一個(gè)默默吸水的小衛(wèi)士，時(shí)刻保持檔案存放環(huán)境的干燥。常見(jiàn)的干燥劑有硅膠干燥劑、石灰干燥劑等。硅膠干燥劑通常為無(wú)色或藍(lán)色的小顆粒，無(wú)毒無(wú)害，化學(xué)性質(zhì)穩(wěn)定，可反復(fù)吸水，飽和后通過(guò)加熱能恢復(fù)吸濕能力，被廣泛用于檔案防潮。石灰干燥劑，即氧化鈣干燥劑，通過(guò)與空氣中的水分反應(yīng)生成氫氧化鈣來(lái)吸濕，成本較低，但吸濕后會(huì)發(fā)熱，使用時(shí)需注意安全，避免接觸皮膚和誤食。在檔案庫(kù)房中，可將干燥劑放置在檔案柜、檔案盒內(nèi)，或在庫(kù)房的角落集中放置。

（二）防蟲(chóng)劑的防蟲(chóng)重任

防蟲(chóng)劑肩負(fù)著防止檔案遭受蟲(chóng)害的重要使命，是保護(hù)檔案的關(guān)鍵防線(xiàn)。常見(jiàn)的防蟲(chóng)劑有天然植物提取物制成的防蟲(chóng)香囊、傳統(tǒng)的樟腦丸以及現(xiàn)代專(zhuān)門(mén)用于檔案防蟲(chóng)的化學(xué)藥劑。天然植物提取物防蟲(chóng)香囊對(duì)人體和檔案相對(duì)安全，散發(fā)的氣味能驅(qū)趕害蟲(chóng)；樟腦丸有一定防蟲(chóng)效果，但氣味較大，且對(duì)環(huán)境和人體健康有一定影響，使用時(shí)需謹(jǐn)慎；現(xiàn)代化學(xué)防蟲(chóng)劑應(yīng)選擇對(duì)檔案和人體無(wú)害、符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，按照規(guī)定劑量和方法使用，能有效抑制害蟲(chóng)滋生。在檔案庫(kù)房中，可將防蟲(chóng)劑放置在檔案架、檔案盒內(nèi)，讓防蟲(chóng)劑的有效成分在空間中擴(kuò)散，形成防蟲(chóng)保護(hù)圈。定期檢查檔案是否有蟲(chóng)蛀跡象，一旦發(fā)現(xiàn)害蟲(chóng)，要及時(shí)采取措施，如更換防蟲(chóng)劑、對(duì)受蟲(chóng)害檔案進(jìn)行隔離處理。

（三）其他防護(hù)用品的輔助作用

除干燥劑和防蟲(chóng)劑外，還有一些防護(hù)用品也在檔案保管中發(fā)揮著輔助作用。如防塵罩可用于覆蓋檔案架，減少灰塵對(duì)檔案的污染，保持檔案的清潔，尤其是對(duì)于一些珍貴的歷史檔案和不常翻閱的檔案，防塵罩能有效降低灰塵對(duì)其的損害。防光窗簾能阻擋陽(yáng)光中的紫外線(xiàn)，防止檔案因光照而褪色、紙張變脆，在有窗戶(hù)的檔案庫(kù)房中，安裝防光窗簾是必不可少的防光措施。在一些歷史博物館的檔案庫(kù)房中，為了保護(hù)珍貴的歷史檔案，不僅安裝了厚重的防光窗簾，還在檔案存放區(qū)域使用了防塵罩，為檔案創(chuàng)造了一個(gè)相對(duì)封閉、清潔、避光的保存環(huán)境。