人事檔案，作為記錄員工個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等信息的重要文件，是企業(yè)選拔、任用、考核員工的重要依據(jù)。準(zhǔn)確、完整的人事檔案，不僅能為企業(yè)提供全面了解員工的窗口，還能在員工晉升、調(diào)崗、薪酬調(diào)整等關(guān)鍵決策中發(fā)揮關(guān)鍵作用。

從企業(yè)角度來看，人事檔案鑒別與審核工作有助于確保企業(yè)招聘到真正符合崗位要求的人才。在招聘過程中，通過對(duì)求職者檔案的審核，可以核實(shí)其學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職業(yè)資格等信息的真實(shí)性，避免虛假信息導(dǎo)致的招聘失誤。而從員工個(gè)人角度來說，準(zhǔn)確的人事檔案記錄能保障其合法權(quán)益。

人事檔案鑒別工作是確保人事檔案質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過對(duì)收集到的材料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，可以篩選出真實(shí)、準(zhǔn)確、有價(jià)值的信息，剔除虛假、重復(fù)、無保存意義的內(nèi)容，從而保證人事檔案能夠真實(shí)地反映員工的個(gè)人情況。這不僅有助于提高檔案的利用價(jià)值，還能為企業(yè)的人才選拔、培養(yǎng)和管理提供可靠的依據(jù)。

（1）判斷材料所屬類別

在人事檔案鑒別工作中，首先要明確材料的歸屬類別。從不同渠道收集來的材料，有些屬于人事檔案范疇，有些則可能屬于文書檔案、業(yè)務(wù)考績(jī)檔案等，還有些材料應(yīng)由本人收存或轉(zhuǎn)遞到其他部門。比如，從黨團(tuán)組織收集的入黨入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、本人政審材料、黨團(tuán)員登記表、優(yōu)秀黨團(tuán)員事跡材料等，屬于人事檔案范圍；但討論入黨入團(tuán)的會(huì)議記錄、個(gè)人思想?yún)R報(bào)、審批通知書、未被批準(zhǔn)的入黨入團(tuán)志愿書和申請(qǐng)書等，通常由所在黨組織保存。從紀(jì)檢、監(jiān)察和行政管理部門收集的處分決定、結(jié)論、批復(fù)、本人對(duì)處分決定的意見和檢查材料等，屬于人事檔案范圍；而本人申訴材料、旁證等則屬于案件檔案范圍，由紀(jì)檢、監(jiān)察部門保存。從專業(yè)技術(shù)單位和學(xué)校收集的評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱的申報(bào)表、審批表、考績(jī)材料、受獎(jiǎng)材料、學(xué)位材料、畢業(yè)登記表、考試成績(jī)表等，屬干部人事檔案范圍；著作、論文等屬科技人員業(yè)務(wù)考績(jī)檔案范圍，入學(xué)通知、試卷等由學(xué)校和培訓(xùn)部門保存，畢業(yè)證書、學(xué)生證、受獎(jiǎng)證書等由本人保存。從組織勞動(dòng)人事部門收集的干部任免審批表、員工錄用、聘用職級(jí)待遇調(diào)整、參加工作時(shí)間等的登記表和審批材料等，屬于干部人事檔案范圍；干部任免、職級(jí)調(diào)整的請(qǐng)示、批復(fù)、通知等屬文書檔案范圍，離退休證、個(gè)人信件、日記等由本人保存。準(zhǔn)確判斷材料所屬類別，能夠避免檔案內(nèi)容的混亂，確保人事檔案的專業(yè)性和針對(duì)性。

（2）確認(rèn)材料歸屬個(gè)人

人事檔案是以員工姓名為特征進(jìn)行整理保存的，在確定材料是否歸檔前，必須弄清楚材料究竟屬于誰的檔案?，F(xiàn)實(shí)中，常常會(huì)因?yàn)橥?、同姓異名、異姓同名等情況導(dǎo)致材料張冠李戴，或者由于一人多名而將材料分散存放，給檔案管理和使用帶來極大的困擾。為了防止這種情況的發(fā)生，鑒別時(shí)需要仔細(xì)核對(duì)檔案材料上的籍貫、年齡、性別、家庭出身、工作單位、加入黨團(tuán)組織和參加工作時(shí)間、職務(wù)、工資級(jí)別等基本信息是否相同，主要經(jīng)歷是否一致。

（3）審查材料處理及手續(xù)情況

只有處理完畢且手續(xù)完備的材料，才能歸入人事檔案。凡是懸而未決、需要繼續(xù)辦理的“敞口”材料，不得歸入人事檔案。比如，干部任免、晉級(jí)等有請(qǐng)示無批復(fù)，涉及重大問題只有檢舉揭發(fā)材料無結(jié)論的，均屬未處理完畢的材料，不應(yīng)歸入干部人事檔案，即使已歸檔，也應(yīng)退回材料形成單位，待處理完畢后再歸檔。

（4）核實(shí)材料真實(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性

人事檔案材料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，不能有虛假、模棱兩可、相互矛盾的情況。在鑒別過程中，一旦發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不實(shí)、詞意含混、觀點(diǎn)不明、相互矛盾的材料，均應(yīng)及時(shí)退回原材料形成單位重新撰寫、核實(shí)。

（5）檢查材料重復(fù)性

人事檔案應(yīng)精煉，重份或內(nèi)容重復(fù)的材料必須剔除。一般來說，不管什么材料，正、副本各保存一份即可。

（1）以政策為依據(jù)

人事檔案鑒別工作具有很強(qiáng)的政策性，必須嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)政策文件進(jìn)行。在人事檔案工作的長(zhǎng)期實(shí)踐中，有關(guān)部門制定了一系列文件，確立了鑒別的原則、政策界限和具體要求，這些文件是鑒別工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩。人事檔案工作人員只有樹立牢固的政策觀念，深刻領(lǐng)會(huì)有關(guān)文件精神和具體規(guī)定，才能準(zhǔn)確判斷材料的真?zhèn)?、價(jià)值和歸檔范圍。

（2）秉持實(shí)事求是觀點(diǎn)

鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問題具體分析。根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值，確定材料是否歸人事檔案。在分析材料時(shí)，既要對(duì)材料內(nèi)容和形式進(jìn)行認(rèn)真、全面、細(xì)致的分析，還要聯(lián)系材料形成的歷史條件，具體判定每份材料的價(jià)值和手續(xù)完備的程度，切勿簡(jiǎn)單化和一概而論。

（3）嚴(yán)格遵循制度

鑒別是決定檔案取舍和存毀的大事，必須有嚴(yán)格的制度保證其順利進(jìn)行。凡從檔案中撤出的材料，必須遵循“舍之有據(jù)”的原則，符合有關(guān)規(guī)定。要有專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)比較重要材料的取舍，應(yīng)請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。銷毀檔案材料，必須逐份登記，履行審批和監(jiān)銷手續(xù)。

（1）審核工作的核心價(jià)值

人事檔案審核工作在企業(yè)的人才管理中占據(jù)著舉足輕重的地位。從干部選拔任用的角度來看，它是確保選拔公正性和科學(xué)性的關(guān)鍵防線。在選拔干部時(shí)，通過對(duì)其人事檔案的嚴(yán)格審核，能夠全面了解干部的政治素質(zhì)、工作能力、工作業(yè)績(jī)等方面的情況，為選拔任用提供客觀、準(zhǔn)確的依據(jù)。

同時(shí)，審核工作對(duì)于保證檔案的規(guī)范真實(shí)意義重大。規(guī)范真實(shí)的人事檔案是企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)，它能夠?yàn)槠髽I(yè)的人力資源規(guī)劃、培訓(xùn)開發(fā)、績(jī)效考核等工作提供可靠的信息支持。如果檔案存在虛假信息或不規(guī)范的情況，可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在人力資源決策上出現(xiàn)失誤，影響企業(yè)的發(fā)展。此外，審核工作還有助于保障員工的合法權(quán)益，使員工的個(gè)人信息得到準(zhǔn)確記錄和妥善保管，為員工的職業(yè)發(fā)展提供有力的支持。

（2）“三齡兩歷一身份”審核要點(diǎn)

“三齡兩歷一身份”是人事檔案審核的核心內(nèi)容。年齡的審核，通常以檔案中最早形成材料所記載的出生日期為準(zhǔn)，若最早材料中的出生日期存在涂改、虛填等異常情況，就需要廣泛收集原始戶籍材料、親屬材料等，進(jìn)行綜合研判。

（3）檔案材料完整性與規(guī)范性審核

檔案材料的完整性審核，主要檢查各類檔案材料是否齊全，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政治歷史情況的審查材料、參加黨團(tuán)組織的材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、錄用任免聘用轉(zhuǎn)業(yè)工資待遇退休退職材料等。

檔案材料的規(guī)范性審核，重點(diǎn)查看材料的格式、手續(xù)是否符合規(guī)定。每份歸檔材料都必須完整，要有明確的標(biāo)題、作者、時(shí)間等要素，對(duì)頭尾不清、來源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔。凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔。需由組織蓋章的材料，必須有組織蓋章；審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面；任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文號(hào)；出國(guó)、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。

（4）檔案信息準(zhǔn)確性與一致性審核

檔案信息的準(zhǔn)確性審核，主要核實(shí)檔案中各項(xiàng)信息的真實(shí)性，查看有無涂改、偽造等問題。在審核過程中，要對(duì)檔案中的文字、數(shù)字、印章等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)材料內(nèi)容存在邏輯矛盾、表述模糊等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。檔案信息的一致性審核，是將不同時(shí)期、不同來源的材料進(jìn)行對(duì)比，查看信息是否一致。

（1）前期準(zhǔn)備工作

在開展人事檔案審核工作之前，需要做好充分的前期準(zhǔn)備。首先，要制定具體的工作方案，明確審核的范圍、內(nèi)容、方法、步驟和時(shí)間安排等，確保審核工作有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行。

組織審核人員進(jìn)行專題培訓(xùn)也是必不可少的環(huán)節(jié)，通過培訓(xùn)使審核人員熟悉政策、明確標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范操作、嚴(yán)守紀(jì)律。培訓(xùn)內(nèi)容包括人事檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、政策文件，審核工作的流程、方法和注意事項(xiàng)等。此外，還需健全管理制度，明確檔案出入庫(kù)管理、手機(jī)管理、保密管理等規(guī)定，制定嚴(yán)禁吸煙、拍照，水杯遠(yuǎn)離檔案等方面的注意事項(xiàng)，并與審核人員簽訂保密協(xié)議，加強(qiáng)管理，確保檔案安全和信息安全。

（2）審核登記流程

審核登記是專項(xiàng)審核工作的基礎(chǔ)，審核過程中要合理安排進(jìn)度，堅(jiān)持時(shí)間服從質(zhì)量。一般分成若干個(gè)小組，科學(xué)配置力量，每卷檔案必須經(jīng)過初審和復(fù)審，初審人和復(fù)審人都要簽字，以明確責(zé)任。在審核初期，應(yīng)召集所有審核人員每天“碰頭”，匯總討論審核情況，便于審核人員對(duì)審核標(biāo)準(zhǔn)掌握一致、問題把握尺度一致。

審核過程中，還應(yīng)建立定期研討“會(huì)診”制度，共同研究分析審核發(fā)現(xiàn)的重要問題，提出調(diào)查處理的意見建議。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的檔案材料不齊全、信息不一致、疑似造假等問題，要詳細(xì)記錄在審核登記表中，注明問題的類型、所在材料的頁碼、初步判斷等內(nèi)容，為后續(xù)的綜合處理提供依據(jù)。

（3）綜合處理步驟

審核過程中登記的問題要及時(shí)匯總、認(rèn)真分析，將問題進(jìn)行梳理歸納，準(zhǔn)確掌握各類問題的具體情況，研究提出初步處理意見。

組織人事部門要對(duì)干部檔案審核結(jié)果以及有關(guān)問題的調(diào)查過程、結(jié)論等進(jìn)行集體研究，作出組織認(rèn)定。對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的問題，要區(qū)分不同情況妥善處理。檔案材料不齊全、不規(guī)范的，要根據(jù)材料內(nèi)容和性質(zhì)的不同，分別采取補(bǔ)充收集、原件復(fù)制、完善手續(xù)等方式進(jìn)行補(bǔ)充和規(guī)范；干部重要信息記載不一致的，要根據(jù)有關(guān)政策審核確認(rèn)，對(duì)經(jīng)過調(diào)查沒有原始依據(jù)材料、按照現(xiàn)有政策難以認(rèn)定的，本著從嚴(yán)掌握的原則，結(jié)合檔案記載情況綜合研判確認(rèn)；檔案造假的，要按照有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅追究責(zé)任，責(zé)令干部本人及相關(guān)責(zé)任人作出書面檢查，并予以糾正，情節(jié)嚴(yán)重、影響惡劣的，要給予組織處理或黨紀(jì)處分。在專項(xiàng)審核期間主動(dòng)承認(rèn)并糾正錯(cuò)誤的，可依據(jù)有關(guān)規(guī)定從輕處理；繼續(xù)弄虛作假、欺騙組織的，從重處理。

（4）審核材料處理與總結(jié)報(bào)告

專項(xiàng)審核工作完成后，要全面匯總有關(guān)數(shù)據(jù)，深入總結(jié)經(jīng)驗(yàn)做法，認(rèn)真分析存在的問題，研究制定加強(qiáng)和改進(jìn)干部人事檔案工作的意見措施，形成書面總結(jié)報(bào)告。總結(jié)報(bào)告應(yīng)包括審核工作的基本情況，如審核的范圍、對(duì)象、時(shí)間、方法等；審核中發(fā)現(xiàn)的主要問題及處理情況，如問題的類型、數(shù)量、分布情況，以及采取的處理措施和結(jié)果；對(duì)今后人事檔案工作的建議，如完善檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)、提高檔案信息化水平等。通過總結(jié)報(bào)告，為企業(yè)今后的人事檔案管理工作提供參考和借鑒，不斷提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平。同時(shí)，對(duì)審核過程中形成的各種材料，如審核登記表、調(diào)查核實(shí)材料、組織認(rèn)定材料等，要進(jìn)行整理歸檔，確保檔案材料的完整性和連續(xù)性。